Manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales, administración de bases de datos y política de privacidad web

Manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales, administración de bases de datos y política de privacidad web de Productora y Comercializadora de Confecciones PROCONFECCIÓN SAS

PROCONFECCION SAS, acogiéndose y dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, adopta y aplica la presente política de tratamiento de los datos personales PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE CONFECCIONES SAS PROCONFECCION SAS, manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.

Se compromete a no revelar la información que se digita o transfiere a nuestra empresa, de acuerdo con las normas de la Ley 1581 de 2012 sobre el uso de datos confidenciales. Con la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se suple dejando sin efecto acuerdos y políticas expedidas con anterioridad.

PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE CONFECCIONES SAS PROCONFECCION SAS PROCONFECCION SAS para dar cumplimiento a las políticas de protección de datos y a las obligaciones de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y las demás normas que complementen, adicionen, enriquezcan o modifiquen, tiene en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales.

La información que se encuentra en la Base de Datos propia ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE CONFECCIONES SAS PROCONFECCION SAS PROCONFECCION SAS, su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.

I. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales recolectados y almacenados dentro de la ejecución de nuestro objeto social, de todos los datos personales tratados por PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE CONFECCIONES SAS PROCONFECCION SAS.

2. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE CONFECCIONES PROCONFECCION SAS (en adelante, “PROCONFECCION SAS”).

3. COBERTURA DE LA POLÍTICA

Las políticas de tratamiento de Datos Personales serán conocidas y aplicadas para todos los empleados, clientes y proveedores de PROCONFECCION SAS.

4. OBLIGACIONES

Esta política es de estricto y obligatorio cumplimiento para PROCONFECCION SAS como responsable de tratamiento de datos personales.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

PROCONFECCION SAS, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 820000594-8, con domicilio principal en la calle 19 No. 10-92 de la ciudad de Tunja, República de Colombia. Página web www.pierredagostiny.net, teléfonos (608) 7424592 de Tunja y (601) 8050651 de Bogotá, correo electrónico: pdagostiny@telmex.net.co

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

La finalidad de la Política de Protección de Datos Personales busca:

1. Definir los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley.
2. Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

La finalidad de PROCONFECCION SAS con respecto a la recolección y tratamiento de Datos Personales frente a:

Esta finalidad realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los funcionarios y exfuncionarios de PROCONFECCION SAS, incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado, controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social, los datos personales de menores serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales y gestión de procesos contables de PROCONFECCION SAS.

Contacto permanente para solicitud de cotizaciones y gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios necesarios para el desarrollo del objeto social de PROCONFECCION SAS en cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.

7. DEFINICIONES

8. DERECHOS DE LOS TITULARES:

Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

• Acceder de forma gratuita a los datos a los datos proporcionados que haya sido objeto de tratamiento.
• Conocer y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamientos o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente la ley lo exceptúe.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles.

Para hacer efectivos sus derechos, podrán:

Para clientes: a través del servicio de Contáctenos en nuestra página web, enviando una solicitud al correo electrónico comercial@pierredagostiny.co o llamando en la ciudad de Bogotá al número (601) 8050651 a través de carta dirigida a la Coordinación de Tiendas a la Carrera 68G #79-58 en Bogotá.

Para proveedores: Enviar una solicitud al correo electrónico: pdagostiny@telmex.net.co o llamando en la ciudad de Bogotá al número (601) 8050651 a través de carta dirigida a la Coordinación de Administrativa a la Carrera 68G #79-58 en Bogotá.

9. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Deberes de los responsables del tratamiento.

PROCONFECCION SAS como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad económica:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del del derecho a la protección de sus datos personales en los términos establecidos en la normatividad vigente aplicable en ésta materia.

• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular por el tiempo mínimo de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente.

• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en la forma y en los términos autorizados por El Titular.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que el titular previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

• Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente aplicable a ésta materia.

• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual y en la normatividad vigente aplicable a ésta materia.

• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de los encargados del tratamiento.

Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en el presente manual y en las normas que regulen su actividad:

• Garantizar al titular la protección de sus datos personales en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos del presente manual o de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente aplicable.

• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del recibo de su solicitud.

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la normatividad vigente.

• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula por la normatividad vigente.

• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otra autoridad competente.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio o a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente en ésta materia.

10. MARCO NORMATIVO Y LEGAL:

Las políticas de protección de Datos Personales se rigen por las siguientes normas de manera interna y externa:

LEY 527 DE 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Así mismo, introduce el concepto de equivalente funcional, firma electrónica como mecanismos de autenticidad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

LEY 1266 DE 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.

LEY 1273 DE 2009: Ley por medio de la cual se crea y se protege el bien jurídico de la información y los datos personales. Así mismo, se tipifican conductas penales como daño informático, violación de datos personales, acceso abusivo a sistema informático, interceptación de datos informáticos, hurto por medios informáticos, entre otras.

LEY 1581 DE 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

DECRETO 1377 DE 2013: Con el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, sobre aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales.

DECRETO 368 DE 2014: Por el cual se reglamentan las operaciones mediante sistemas de financiación previstas en el artículo 45 de la Ley 1480 de 2011.

DECRETO 886 DE 2014: Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos Personales, el cual se encuentra a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, y donde quienes actúen como Responsables del tratamiento de datos personales, deberán registrar sus Bases de Datos siguiendo las instrucciones de este decreto.

11. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS:

PROCONFECCION SAS aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción, protección, almacenamiento y confidencialidad de los Datos Personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.

De la misma manera, nuestra tienda virtual se encuentra alojada en Shopify Inc. una de las plataformas líderes en el comercio electrónico. Ellos son los encargados de proveernos con la plataforma de comercio electrónico que nos permite venderte nuestros productos y servicios.

Al hacer uso de nuestra tienda virtual, tus datos serán almacenados en la base de datos, almacenamientos de datos y la aplicación general de Shopify. Estos datos están encriptados y protegidos en un servidor seguro con su respectivo firewall. Para más información, con respecto los servicios, las políticas de privacidad y condiciones de servicio de Shopify haz clic aquí: https://www.shopify.com/security

Por razones de seguridad, toda la información de sus métodos de pago no es tratada o almacenada directamente por nosotros. Para garantizar la privacidad y seguridad de éste proceso, la información es tratada únicamente por el proveedor de la pasarela de pagos electrónicos PayU Latam. Para más información, con respecto los servicios, las políticas de privacidad y condiciones de servicio de PayU haz clic aquí: https://colombia.payu.com/portal-de-privacidad-payu/

Para estos proveedores de servicios te recomendamos que leas sus políticas de privacidad para que puedas entender la manera en la que tu información personal será tratada.

12. GARANTÍAS DE ACCESO AL TITULAR A LOS DATOS PERSONALES:

PROCONFECCION SAS garantiza el derecho de acceso al titular de los datos, con previa acreditación de su identidad, legitimidad y sin ningún costo, a sus datos personales a través de diferentes medios, principalmente electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y se le debe permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

13. ACTUALIZACIÓN DE LAS BASE DE DATOS:

Actualizar la información conforme se obtengan los datos, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012.

14. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

Cuando el titular hace entrega sus datos con el fin de realizar una orden, completar una transacción, concertar un envío o realizar una devolución se entenderá por consentimiento tácito que el titular acepta la recolección con estos fines únicamente.

Si la información se recauda para fines de mercadeo, se solicitará al titular el consentimiento expreso o se le dará la oportunidad de negarse a entregarla para estos fines.

PROCONFECCION SAS conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, utilizando mecanismos físicos o digitales y reglas de seguridad necesarias para mantener el registro de la forma y fecha.

15. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASE DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO:

PROCONFECCION SAS cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que debe entregar a las autoridades competentes.

16. REDES SOCIALES:

Las redes sociales como Facebook, Instagram y Twitter, constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información (comunicación), las cuales son de gran interconexión de los medios digitales de los usuarios y no se encuentran bajo la responsabilidad de PROCONFECCION SAS por ser ajenas a la empresa.

Toda la información que los usuarios proporcionan en las redes sociales en las que participa PROCONFECCION SAS, como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo de total responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma.

17. TRATAMIENTO DE DATOS COMERCIALES:

PROCONFECCION SAS tramitará los datos comerciales e información financiera que considere necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para toda celebración de contratos con terceros. Los datos de los mismos, serán tratados con la intimidad, derechos a la privacidad, el buen nombre de las personas, dentro del proceso del tratamiento de datos personales, y durante todas las actividades que tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.

18. TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA:

Todos los datos suministrados por los empleados de PROCONFECCION SAS serán almacenados, compilados, utilizados, compartidos, consultados, transmitidos, intercambiados y transferidos, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos como empleador.

Toda la información relativa a los empleados o ex empleados de PROCONFECCION SAS, serán conservados con el fin de que la Compañía, pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden, de acuerdo con la legislación laboral Colombiana.

19. USO DE IMÁGENES Y VIDEO VIGILANCIA:

PROCONFECCION SAS informa a sus empleados, clientes, proveedores y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios de la video vigilancia en sitios visibles.

PROCONFECCION SAS cuenta con un sistema de video vigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de sus oficinas, planta de producción y tiendas. Manifestamos que la información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, clientes, proveedores, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.

Los archivos obtenidos del video de vigilancia se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones de seguridad con todo el rigor necesario para tal fin y solo tiene acceso el personal del área administrativa, en cuya vinculación se firmó el acuerdo de confidencialidad.

De igual manera PROCONFECCIÓN SAS podrá realizar toma de imágenes fotográficas y de video dentro de sus instalaciones con el fin de ser utilizadas en procesos de verificación o comunicación tanto internos (presentaciones corporativas, capacitaciones, constancia de procesos, etc) como externos (campañas de comunicación, página web, redes sociales, etc) estas últimas irán acompañadas con el consentimiento expreso de la persona.

20. VIGENCIA DE LA POLÍTICA:

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la presente política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

La actualización de la Políticas de Protección de Datos Personales dependerá de las instrucciones y lineamientos de la gerencia de PROCONFECCION SAS, así como de las extensiones reglamentarias del ente de vigilancia y control, la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cualquier inquietud adicional puede escribirla al correo pdagostiny@telmex.net.co o comercial@pierredagostiny.co los mensajes serán atendidos a la mayor brevedad posible.

II. POLÍTICA DE PRIVACIDAD WEB

1. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Como parte de nuestra actividad comercial y con el fin de ofrecer una óptima experiencia de usuario, cuando un cliente adquiere un producto a través de nuestra tienda virtual (www.pierredagostiny.net), como parte del proceso de compra, recolectamos la información necesaria como nombre, dirección de correo electrónico, teléfono, entre otros (consultar política de tratamiento de datos personales para más detalle).

Cuando un cliente navega a través de nuestra tienda virtual, de igual manera recibimos la dirección IP con la que está navegando, esto con el fin de conocer más acerca del navegador y sistema operativo que está utilizando y así optimizar las diferentes características de nuestro sitio para una mejor navegación.

Si el cliente decide suscribirse al e-mail marketing, le solicitaremos una autorización para que reciba en tu correo electrónico las novedades, productos, promociones y últimas actualizaciones en nuestra tienda virtual.

2. CONSENTIMIENTO

Cuando el cliente llena el formulario del carrito de compras con el fin de realizar una orden, completar una transacción, concertar el envío o realizar la devolución de un producto, entendemos que está autorizando la recolección y tratamiento de tus datos con esos fines únicamente.

Si la información recolectamos tiene como fin una actividad adicional, como publicidad, promociones y mercadeo, solicitaremos tu autorización expresa o se te dará la oportunidad de negarte.

Si luego de haber dado su autorización, el cliente cambia de parecer y desea revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, puede ponerse en contacto con nosotros a través del correo: comercial@pierredagostiny.co o llamando en la ciudad de Bogotá al número (601) 8050651. También a través de una carta dirigida a la Coordinación Administrativa a la Carrera 68G # 79 - 58 en la ciudad de Bogotá.

3. DIVULGACIÓN

La información personal que el cliente nos entrega podrá ser divulgada en caso de ser requerida por la ley o si incumple alguno de nuestros términos y condiciones de servicio.

4. SERVICIO DE TERCEROS

En general, los servicios brindados por terceros, harán la recolección, el uso y la divulgación de la información en la medida que sea estrictamente necesario que les permita desempeñar los servicios que nos proveen.

Sin embargo, algunos de los proveedores de servicios de terceros que nos proveen servicios como la pasarela de pago y otros procesadores de transacciones de pago, tienen sus propias políticas de privacidad con respecto a la información que estamos obligados a proporcionarles para las transacciones relacionadas con las compras.

Para estos proveedores de servicios le recomendamos que sean leídas sus políticas de privacidad para que se pueda entender la manera en la que su información personal será tratada.

Se debe tener en cuenta que algunos de estos proveedores de servicios pueden estar ubicados o contar con instalaciones que están ubicadas en una jurisdicción diferente a la del cliente o a la de nosotros. Por esta razón, si elige proceder con una transacción que involucre los servicios de un tercero como los que se mencionaron anteriormente, la información puede estar sujeta a las leyes y jurisdicción(es) en las que se encuentra el proveedor de servicios o sus instalaciones.

Una vez el cliente abandona el sitio web de nuestra tienda virtual o que es re dirigido a un sitio web de terceros, ya no está bajo la regulación la presente política de privacidad o términos de servicio de nuestra tienda virtual.

Enlaces / Links

En algunos casos cuando haces clic en links que se encuentran en nuestra tienda virtual, puede que seas re dirigido a un sitio externo ajeno a nuestra tienda virtual. No somos responsables por las prácticas de privacidad que tengan otros sitios y recomendamos leer sus políticas de privacidad.

5. SEGURIDAD

Para proteger su información personal, tomamos las medidas de precaución necesarias y aplicamos las mejores prácticas de la industria para asegurarnos que esta no sea alterada, perdida, obtenida, divulgada, accedida o destruida.

Si desea adquirir más información acerca de los mecanismos de seguridad que se ponen en práctica en nuestra tienda virtual, puedes ingresar aquí: https://help.shopify.com/es

6. EDAD DE CONSENTIMIENTO

Al hacer uso de este sitio y sus funcionalidades, el cliente certifica que tiene al menos la mayoría de edad en su país, estado o provincia de residencia, o que tiene la mayoría de edad requerida en su país, estado o provincia y que nos ha dado el consentimiento para permitir que cualquiera de sus dependientes menores de use este sitio.

7. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Nos reservamos el derecho a modificar esta política de privacidad en cualquier momento, así que por favor revísala frecuentemente. Cambios y aclaraciones entrarán en vigencia inmediatamente después de su publicación en la el sitio web. Si hacemos cambios materiales a esta política, te notificaremos aquí que ha sido actualizada para que estés enterado de la información que recolectamos, cómo la usamos, y bajo qué circunstancias, si las hubiere, la utilizamos y/o divulgamos.

8. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si el cliente desea acceder, corregir, actualizar o eliminar cualquier información personal que tengamos sobre él, registrar una queja o sugerencia, o simplemente desea adquirir más información, puede ponerse en contacto con nosotros a través del correo: comercial@pierredagostiny.co o llamando en la ciudad de Bogotá al número (601) 8050651. También a través de una carta dirigida a la Coordinación Administrativa a la Carrera 68G #79 - 58 en la ciudad de Bogotá.